Las reuniones pueden ser una fuente de creatividad y motivación, un momento en el que la colaboración del equipo y el liderazgo se combinan y crean el espacio para alcanzar los objetivos del grupo y de la empresa… Tal vez en un mundo ideal. Pero la verdad es que, desafortunadamente y muy a menudo, las reuniones son solo una pérdida de tiempo improductiva e ineficiente.
Hay un secreto para organizar reuniones que energizan en lugar de desmoralizar. Estas son 15 cosas que hacen las principales empresas innovadoras del mundo para mantener las reuniones productivas:
1. Apple – Grupos pequeños de gente inteligente
Una reunión no es una fiesta, por lo que «cuantos más, mejor» no es aplicable. Steve Jobs era famoso por insistir en que las reuniones debían ser pequeños grupos de personas inteligentes, y no dudaba en avisar a alguien si no era necesario. Los expertos sugieren que no debe haber más de 10 personas en una reunión, así que elije sabiamente a tus colaboradores.
2. Google – Nombrar un responsable de decisiones
El secreto del éxito de Google no es actuar como una gran empresa multinacional, sino actuar como una «empresa hambrienta», según su CEO Larry Page. Un problema con las grandes empresas es el aumento de la burocracia y la burocracia que proviene de tener tantos departamentos separados (corporativos, operaciones, ventas, etc.). Esto lleva a un aumento de reuniones y decisiones más lentas. Por lo tanto, Google ha adoptado un enfoque de «el dinero se para aquí» para agilizar la toma de decisiones en las reuniones.
Como dice Larry: «No hay empresas que tomen buenas decisiones que sean lentas».
3. Facebook – Piénsalo como si fueras tú
Los expertos dicen que por cada hora que nos sentamos, reducimos nuestra esperanza de vida en 22 minutos. Teniendo en cuenta que pasamos aproximadamente de 40 a 80 horas por semana sentados en nuestros escritorios, no es de extrañar que las principales empresas de tecnología se nieguen a reunirse con ellos. Un estudio reciente también encontró que «cuando las personas se paraban durante las reuniones, parecían más entusiasmadas con su trabajo, actuaban de forma menos territorial con respecto a sus ideas e interactuaban mejor como equipo».
Además, la posición también reduce los tiempos de una reunión en un 25%. Según se informa, el gerente de ingeniería de Facebook (Mark Tonkelowitz) lleva a cabo reuniones de pie de 15 minutos a las 12:00 pm todos los días, sin sillas. Coincide con la hora en la que se come en EEUU y consigue se mantenerse actualizado en poco tiempo.
4. 3M – Permitir tiempo libre
Las reuniones necesitan agendas y propósitos, pero la innovación y la creatividad también necesitan «espacio para respirar». 3M creó el programa del 15% para permitir que sus empleados salgan de su jornada laboral para generar ideas y realizar esfuerzos creativos, ¡esta idea viene ejecutándose desde 1948! Durante más de 50 años han demostrado que los productos y servicios más vendidos surgen al permitir este tiempo y espacio libres. Google siguió su ejemplo y aumentó la apuesta con un 20% de tiempo libre, lo que condujo a la creación de Gmail y Google Earth. Por lo tanto, ya sea antes / durante / después de una reunión, deja tiempo libre para que surjan los pensamientos creativos.
5. Virgin – Ubicación, ubicación, ubicación
Una sala de juntas y powerpoint es la combinación perfecta para poner a alguien a dormir. Richard Branson sugiere que las ideas innovadoras provendrán de espacios innovadores. Él dice que la novedad de celebrar una reunión en un parque o una cafetería inyectará aire fresco en cualquier reunión y probablemente generará nuevas ideas y formas de pensar. Si no tienes un yate (cosa probable) para discutir sobre la cuenta de pérdidas y ganancias del mes, intenta salir o usar un espacio diferente en la oficina, como el lobby de un hotel.
6. Microsoft – Compartir tiempo de aire
Las reuniones no son concebidas como una conferencia, una clase o un sermón; por lo general, se insta a la participación de todos los asistentes (especialmente si se eres el número 1 de la lista y están todos los que tienen que estar). La consigna es mantener el equilibrio entre hablar y escuchar en las reuniones. Se sabe perfectamente el tiempo de exposición que tiene la persona que expone el tema.
7. TED – Ser breve
No hay nada peor que estar en una reunión viendo como pasa el tiempo sin mas. Las reuniones no deben prolongarse durante horas, ni siquiera media hora. Diversos estudios han demostrado que nuestra capacidad de atención es de 10 a 18 minutos, por lo que las empresas más innovadoras saben que las reuniones deben ser cortas. TED ha demostrado que pueden pasar muchas cosas en 18 minutos:
En una charla en TED de 15 minutos, la Directora de Operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, inspiró a millones de mujeres a «apoyarse». Steve Jobs dio una de los discursos de graduación más famosos y conocidos de nuestro tiempo en la Universidad de Stanford y lo hizo en 15 minutos. Martin Luther King tardó un poco más en compartir su sueño de igualdad racial: lo hizo en 17 minutos.
8. Facebook – Tener una agenda
Esto es posiblemente bastante obvio. La Directora de Operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, insiste en que una agenda es clave para las reuniones y siempre tiene un cuaderno de anillas (de papel) para asegurarse de que cada asunto está anotado. Lo ideal es que la agenda se distribuya por adelantado y tenga cierta flexibilidad. No es necesario que sea una lista detallada, sino que debe reflejar el propósito y los objetivos de la reunión. Esto lleva al siguiente punto…
9. American Express – Conoce tu propósito
Todas las reuniones deben tener un propósito o problema muy definido que resolver. Christopher Frank, el vicepresidente de American Express, dice que debería poder expresar ese propósito o problema en 5 palabras o menos. Dijo en la revista Forbes que esto te da «una buena idea de la información que necesitas, las personas con las que deberías hablar y se asegura de que todos trabajen bajo el mismo objetivo».
10. Barack Obama – Apagar el móvil
Un estudio demostró que el 79% de las personas de entre 18 y 44 años tienen sus móviles encendidos 22 horas al día. Aunque tiene muchas ventajas, en su mayoría es una distracción innecesaria en las reuniones, así que mantenlo en silencio o alejado lo suficiente para que no te distraiga. Muy pocas cosas son tan urgentes o importantes. Incluso Barack Obama lo entiende. Parece ser que en las reuniones bimensuales del gabinete en la Casa Blanca no se entraba con móviles. Hay una cesta en la entrada para que todos los asistentes depositen sus teléfonos. Si es algo que lo tenía claro el ex-presidente de los Estados Unidos…
11. Apple – Tener un DRI
No es de extrañar que Apple esté en esta lista dos veces. La clave para llevar a buen puerto los puntos de una reunión en Apple es designar a una «Persona Directamente Responsable». Esto crea una cultura de responsabilidad, que hace que las cosas sigan avanzando y garantiza que las reuniones sean siempre productivas. Steve Jobs era de la filosofía de que no hay nada como la vergüenza de la responsabilidad pública para motivar al personal a seguir adelante.
12. Amazon – Deshazte del PowerPoint
A todos nos encanta un buen gráfico circular o un gráfico con líneas, pero el CEO y fundador de Amazon (Jeff Bezos) ha prohibido el PowerPoint en sus reuniones. Jeff sostiene que PowerPoint es fácil para los que hacen la presentación pero difícil para la audiencia. A menos que seas un profesional del PowerPoint, apégate a los puntos.
13. Yahoo – Emplea y usa datos
La CEO de este portal de internet es un firme creyente en el poder de los hechos y las cifras en las reuniones. Ella considera que los datos son un ecualizador. También evita que la reunión sucumba a la política de la oficina y a los debates de opiniones. Sin embargo, no interpretes los «datos» de manera conservadora: un balance de información cualitativa y cuantitativa es lo correcto.
14. Nike – Garabatos
Un estudio realizado en 2009 en la Universidad de Plymouth encontró que los garabatos pueden retener un 29% más de información que las notas en reuniones y conferencias. No es de extrañar entonces que el CEO de Nike, Mark Parker, lleve consigo un cuaderno y un bolígrafo de la marca moleskine en la mano durante las reuniones; dice que ayuda al proceso de intercambio de ideas. El imperio de 15.9$ mil millones se construyó probablemente sobre una base de diseños esbozados en reuniones un martes por la tarde.
CONCLUSIÓN
Ahora tienes todas las herramientas para crear reuniones motivadoras y productivas en tu trabajo. Quizás te plantees que sea en un parque y de unos 15 minutos de duración o haciendo algo que saque de la rutina a tus colaboradores. Y recuerda: no reunirse es mejor que una mala reunión.
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excelente